Wat is Procedura
Procedura is software om vergunningprocedures per project te plannen en te volgen. U stelt per project de procedures samen, Procedura zet de taken, termijnen en afhankelijkheden in een planning, en u en uw collega's houden daarin bij wat er gebeurt.
De console
Na het inloggen komt u in de console. Links staat de donkergroene zijbalk, rechts de pagina waar u werkt. De zijbalk heeft twee groepen.
Onder Organisatie staan de pagina's van uw organisatie:
- Projecten: alle projecten, gegroepeerd op status. Hier begint u. Zie Het projectenoverzicht.
- Klanten: uw opdrachtgevers en hun contactpersonen. Zie Klanten.
- Leveranciers: de partijen die u inschakelt, zoals een ecologisch adviesbureau. Zie Leveranciers.
- Adviseurs: de collega's die met Procedura werken. Zie Adviseurs.
Organisaties met het abonnement Advanced zien hier ook Bevoegd Gezag en Activiteiten, voor het beheer van eigen activiteiten. Bij de andere abonnementen staan die niet in de zijbalk.
Onder Account staan:
- Profiel, met uw foto: uw naam, telefoonnummer en foto, en de knop om uit te loggen. Zie Uw profiel.
- De naam van uw organisatie: de instellingen van uw organisatie, zoals logo, kleuren en abonnement. Zie Instellingen.
- Ondersteuning: zoeken in deze handleiding, de voorwaarden, en een vraag aan ons stellen. Zie Hulp en ondersteuning.
Rechtsboven staan op elk scherm Hulp, dat het onderwerp over dat scherm opent, en Feedback, waarmee u een fout of idee meldt.
Onderaan de zijbalk klapt u het menu in met Menu inklappen; u ziet dan alleen de pictogrammen. Met Menu openhouden zet u de namen weer aan.
De begrippen
Project
Alles begint bij een project: één opdracht voor één klant, bijvoorbeeld een zonnepark of een verbouwing. In het project houdt u de procedures, de planning, de taken en de documenten bij. Een project heeft een projectleider en een status, van concept tot afgerond.
Procedure
Binnen een project voegt u procedures toe. Een procedure is de combinatie van drie keuzes: de activiteit (welke vergunning of welk proces), het proceduretype (Uitgebreid, Regulier, Melding, Maatwerk of Informatieplicht) en het bevoegd gezag dat beslist (een gemeente, provincie, waterschap of het Rijk).
Fases
Een procedure bestaat uit hooguit vier fases na elkaar: Adviseurstraject, Voortraject, Formeeltraject en Bezwaartraject. U kiest per procedure welke fases u nodig heeft. Elke fase heeft een eigen kleur in de planning.
Activiteiten
Een activiteit is een sjabloon met taken, doorlooptijden en de volgorde daartussen. Procedura levert een bibliotheek van activiteiten die wij samenstellen en, waar dat kan, afstemmen met bevoegde gezagen. Werkt een bevoegd gezag anders, dan gebruikt Procedura de variant voor dat bevoegd gezag. Organisaties met het abonnement Advanced kunnen ook eigen activiteiten maken.
Planning
Uit de procedures bouwt Procedura een planning op: een tijdbalk met taken, mijlpalen en de relaties ertussen. Verschuift u een taak, dan schuiven de taken die ervan afhangen mee. Zie De planning.
Taken
Elke taak heeft een start, een einde en een adviseur. U werkt een taak bij vanuit de planning of vanuit het takenbord, en u zet er opmerkingen en documenten bij. Zie Een taak bijwerken.
Meldingen
Nadert een deadline of is die verstreken, dan ziet u dat in de meldingen, zodra het project is gestart. Zie Meldingen.
Delen
De planning van een project deelt u via een link, bijvoorbeeld met uw klant. Wie de link heeft, ziet alleen die planning en hoeft niet in te loggen. Zie De planning delen.
Procedura AI
Procedura AI is een ingebouwde assistent. Op een projectpagina opent u hem met de knop Procedura AI rechtsonder. U stelt er vragen over het project en de documenten. Procedura AI kan ook een projectomschrijving opstellen op basis van de documenten die u bij een nieuw project meegeeft.
Procedura AI hoort bij Procedura en staat voor elke organisatie aan. AI kan zich vergissen: controleer de uitkomst altijd. Hoe wij met uw gegevens omgaan, leest u in artikel 8 van de algemene voorwaarden.
Wat Procedura niet is
Procedura is een hulpmiddel bij uw werk. Het is geen juridisch advies en geen vervanging van uw eigen vakkennis.
Activiteiten zijn sjablonen
De taken, doorlooptijden en termijnen in een activiteit zijn een vertrekpunt, geen garantie. Elk project is anders; pas de planning aan op uw situatie.
Termijnen controleert u zelf
Een beslistermijn of bezwaartermijn geldt zoals de wet en het bevoegd gezag die vaststellen, niet zoals die in Procedura staat. Controleer termijnen die ertoe doen altijd bij de bron.
Meldingen zijn een geheugensteun
Een melding kan te laat komen of uitblijven, bijvoorbeeld als een datum niet goed is ingevoerd of een project nog niet is gestart.
Procedura is geen archief
Bewaar wat u moet bewaren ook in uw eigen systemen. Documenten in Procedura zijn er om mee te werken, niet om te archiveren.
