Meldingen
Meldingen tonen de open taken van uw organisatie waarvan de deadline voorbij is of nadert. Zo ziet u op elke pagina welke taken aandacht nodig hebben, over al uw lopende projecten heen.
Waar u het doet
Rechtsboven op elke pagina staat de knop met het belletje. Erop staat het aantal, gevolgd door Meldingen, of Melding als het er één is. Is er niets te melden, dan is de knop wit. Zijn er meldingen, dan is hij donkergroen. Een knipperend stipje betekent dat er taken over de deadline zijn of er heel dicht bij zitten.
Klik op de knop. Rechts schuift het paneel Meldingen open. Onder de titel staat hoeveel taken uw aandacht vragen, bijvoorbeeld "3 taken vragen uw aandacht." Met Sluiten of een klik naast het paneel sluit u het.
Wat de kaarten betekenen
Het paneel toont de taken in kaarten, de meest dringende bovenaan. Het getal in de kop van een kaart is het aantal taken erin.
- Deadline verstreken: de einddatum van de taak is voorbij en de taak staat nog open.
- Deadline zeer dichtbij: de deadline valt binnen het aantal dagen dat bij de taak als Kritiek is ingesteld.
- Deadline nadert: de deadline valt binnen het aantal dagen dat bij de taak als Waarschuwing is ingesteld.
Ontvangt uw organisatie e-mail in Procedura, dan kan er ook een kaart E-mails met actie staan, met het onderwerp en de afzender van e-mails waarop nog een actie nodig is. Die regels opent u niet vanuit het paneel; ga daarvoor naar het project.
Ziet u Geen meldingen, dan ligt alles op schema.
Wat een regel toont
Elke regel toont wie de taak heeft, de naam van de taak, het project en de deadline. Heeft niemand de taak, dan ziet u een grijs poppetje met een streep. Rechts staat hoe lang het nog duurt: "nog 3 dagen", "vandaag" of "2 dagen over". De kleur volgt de kaart: rood voor verstreken, oranje voor zeer dichtbij en geel voor nadert. Binnen een kaart staat de taak met de minste dagen bovenaan.
Een kaart toont eerst zes taken. Klik op Toon alle, gevolgd door het aantal, om de rest te zien, en op Toon minder om weer in te klappen.
Een melding openen
Klik op een regel. Het paneel sluit, u gaat naar het project en het taakvenster van die taak opent. Daar zet u de taak bijvoorbeeld op Klaar, verschuift u de periode of wijst u haar toe. Zie Een taak bijwerken. Een taak die niet meer open staat, verdwijnt uit de meldingen.
Welke taken erin komen
- Alleen open taken van projecten met de status Lopend. Een project dat nog in concept is of is opgeschort, geeft geen meldingen. Zie Projectstatus.
- De taken van iedereen in uw organisatie, niet alleen die van u.
- Samenvattingen en het lopende deel van een opgeschorte taak tellen niet mee.
Wanneer een taak in de meldingen komt, stelt u per taak in. Open de taak, kies Alle details en vul onder Meldingen bij Waarschuwing en Kritiek het aantal dagen voor de deadline in. Nul dagen betekent op de dag van de deadline zelf. Zet een drempel op Uit om die melding over te slaan; staan beide op Uit, dan komt de taak ook na haar deadline niet in de meldingen.
Procedura bepaalt de meldingen elke nacht opnieuw, en direct nadat u een taak wijzigt. De teller op de knop loopt live mee.
Meldingen per project
Niet elk project vraagt om een melding bij elke taak. In de projectgegevens kiest u bij Meldingen hoe het project ermee omgaat; zie Een nieuw project en Een project bewerken.
- Meldingen aan: elke taak komt in de meldingen als haar deadline nadert. Dit is de stand van elk project dat u eerder aanmaakte.
- Meldingen uit: geen meldingen, behalve voor de taken waar u ze aanzet.
- Uit, taken automatisch afronden: geen meldingen, en een taak gaat elke nacht vanzelf op Klaar zodra haar einddatum voorbij is. Net als de meldingen geldt dit alleen voor projecten met de status Lopend. Samenvattingen en opgeschorte taken blijven staan.
De stand geldt meteen voor alle taken van het project, ook als u haar later verandert. Per taak kunt u ervan afwijken. Open de taak, kies Alle details en kies onder Meldingen bij Meldingen voor deze taak en bij Automatisch afronden een van drie standen: Volgt project, Aan of Uit. Met Volgt project doet de taak wat het project doet, ook als u de projectstand later verandert; met Aan of Uit houdt de taak haar eigen keuze. De regel eronder zegt wat er op dit moment geldt, bijvoorbeeld "Volgt het project: meldingen uit." of "Gaat na haar einddatum vanzelf op Klaar zolang het project loopt, ongeacht de projectstand." De twee staan los van elkaar: een taak kan meldingen geven en toch vanzelf op Klaar gaan, of open blijven in een project dat de rest afrondt. Staan de meldingen voor een taak uit, dan zijn de drempels Waarschuwing en Kritiek grijs; ze blijven bewaard voor als u de meldingen weer aanzet.
Ook op de projectpagina en in het projectenoverzicht telt een taak zonder meldingen niet mee bij Aandacht nodig, en haar kaart op het bord blijft rustig.
Op de projectpagina
Ook op de projectpagina ziet u welke taken haast hebben. Op het tabblad Taken heeft een open taak met een verstreken of naderende deadline bovenaan haar kaart een regel in rood, oranje of geel, zoals "5 dagen over tijd · deadline 15 okt" of "Nog 3 dagen · deadline 23 okt", en zulke taken staan bovenaan hun kolom. Met het filter Aandacht nodig ziet u alleen die taken. Is er niets, dan staat er "Alle open taken liggen op schema." Zie Taken op het bord.
Het bord kijkt alleen naar de taak zelf, niet naar de status van het project. Een project in concept toont hier dus wel wat de deadline nadert, ook al staat het nog niet in de meldingen rechtsboven.
