Een nieuw project
Een project is de plek waar u alle procedures, taken en documenten voor één opdracht bijhoudt. U maakt het aan met een naam, de klant en de projectleider. Geeft u meteen de startdocumenten mee, dan schrijft Procedura AI de projectomschrijving voor u.
Waar u het doet
Kies in de zijbalk Projecten en klik rechtsboven op Project toevoegen. Heeft uw organisatie nog geen projecten, dan klikt u op het welkomstscherm op Eerste project starten. Het venster Nieuw project opent boven de projectenlijst. Zodra u een naam typt, wordt die naam de titel van het venster.
Wat u invult
- Naam: de naam van het project, bijvoorbeeld de locatie of de opdracht. Dit is het enige verplichte veld. Het veld toont als voorbeeld Bijvoorbeeld Zonnepark Lelystad.
- Klant: de opdrachtgever. Open de lijst, zoek op naam en kies de klant. Staat de klant er nog niet in, klik dan onder het veld op Beheer klanten; zie Klanten. U kunt het veld ook leeg laten en de klant later invullen.
- Projectleider: de adviseur die het project leidt. Bovenaan de lijst staat Toewijzen aan mij. Zonder keuze staat er Niet toegewezen.
- Meldingen: of de taken van dit project in de meldingen komen als hun deadline nadert. Meldingen aan is de gewone stand. Kies Meldingen uit voor een project waarvan u geen meldingen wilt, behalve voor de taken waar u ze zelf aanzet, of Uit, taken automatisch afronden als zulke taken bovendien vanzelf op Klaar mogen gaan zodra hun einddatum voorbij is, zodra het project loopt. Onder het veld staat in één zin wat de gekozen stand doet. U kunt de stand later aanpassen; zie Meldingen.
- Weekend: wat de autoplanner doet met een taak die in het weekend start of op zaterdag eindigt (een einde op zondag telt als klaar op maandag). In het weekend plannen is de gewone stand: de taak mag in het weekend vallen. Kies Vóór het weekend om zo'n taak naar voren te zetten, tot vrijdag, of Ná het weekend om haar naar achteren te zetten, tot na het weekend. Onder het veld staat in één zin wat de gekozen stand doet; per taak kunt u ervan afwijken. Zie Automatisch plannen.
- Documenten: Word- en PDF-bestanden waarmee het project begint, bijvoorbeeld een projectoverzicht of een presentatie. Sleep ze in het vak, of klik op kies bestanden. Elk bestand staat daarna als regel in de lijst, met het type en de grootte; met het kruisje haalt u het weer weg. Andere bestandstypen worden overgeslagen; het venster meldt dat. Deze documenten krijgen de tag Start.
De omschrijving
Met de schakelaar Omschrijving laten opstellen bepaalt u wie de projectomschrijving schrijft.
Staat de schakelaar aan, dan schrijft Procedura AI na het opslaan een omschrijving op basis van de documenten. In het veld Extra notitie geeft u mee wat Procedura AI nog moet weten, zoals een bijbehorende e-mail of andere overwegingen. Heeft u geen document toegevoegd, dan zegt het venster Voeg eerst een document toe; anders blijft de omschrijving leeg.
Zet u de schakelaar uit, dan verschijnt het veld Omschrijving en schrijft u de tekst zelf. Opmaak zoals koppen en lijsten is mogelijk.
Het informatieteken bij de schakelaar legt uit wat Procedura AI met uw gegevens doet. De omschrijving is een voorstel; u past hem later aan via de projectgegevens. Zie Een project bewerken.
Wat er daarna gebeurt
Klik op Project aanmaken, of druk op Enter. U komt direct op de projectpagina. Daar ligt een kaart over de pagina die de voortgang toont: eerst Project wordt aangemaakt…, daarna per bestand Document 1 van 2 wordt toegevoegd… en ten slotte Project wordt geopend…. De kaart verdwijnt vanzelf zodra het project en de documenten er zijn. U hoeft niet te wachten op de omschrijving: die verschijnt in de sectie Over dit project zodra Procedura AI klaar is.
Gaat er iets mis, dan zegt de kaart Het aanmaken is niet gelukt en Probeer het opnieuw vanuit de projectenlijst. Wat al is opgeslagen, blijft staan. Met Naar projecten gaat u terug naar het overzicht.
Het nieuwe project:
- heeft de status Concept. Het telt in het projectenoverzicht mee bij in voorbereiding en de taken komen nog niet in de meldingen;
- heeft nog geen planning. Voeg een procedure toe; Procedura bouwt dan de taken op. Zie Een procedure toevoegen;
- toont de documenten in de sectie Documenten van de projectpagina, met de tag Start.
Met Annuleren of de Escape-toets sluit u het venster zonder iets op te slaan.
