Een procedure toevoegen

Met een procedure zet u een vergunning of proces in de planning van uw project. U kiest het bevoegd gezag, de activiteit en het proceduretype, daarna de fases en het moment waarop de planning vastzit, en Procedura maakt de taken met hun doorlooptijden en afhankelijkheden voor u aan. Wat een procedure precies is, leest u in Wat is een procedure.

Waar u het doet

Open het project en klik bovenaan op Procedure toevoegen. Dezelfde knop staat rechtsboven in de sectie Procedures. Heeft het project nog geen procedures, dan kunt u ook in de sectie Planning of Procedures op Eerste procedure toevoegen klikken. De dialoog Nieuwe procedure opent boven het project en heeft twee stappen: eerst wat u waar wilt doen, daarna hoe en wanneer.

Stap 1: wat wilt u waar doen?

• Bevoegd gezag: de overheid die over de aanvraag beslist, bijvoorbeeld een gemeente, provincie of waterschap. Opent u de lijst, dan staan de bevoegde gezagen die dit project al gebruikt bovenaan onder In dit project. Weet u het nog niet, of speelt het geen rol, kies dan bovenin Nog niet bekend of niet van toepassing; Procedura gebruikt dan de standaardplanning.
• Activiteit: wat u aanvraagt. Zoek op naam of op de wettelijke basis. De lijst bevat de activiteiten die Procedura beheert en afstemt met bevoegde gezagen, en de eigen activiteiten van uw organisatie, herkenbaar aan het woord eigen. U ziet alleen activiteiten die bij het gekozen bevoegd gezag beschikbaar zijn; anders staat er Geen activiteiten beschikbaar bij dit bevoegd gezag. U mag ook eerst de activiteit kiezen en daarna het bevoegd gezag; de keuze blijft staan zolang de activiteit bij dat bevoegd gezag bestaat.
• Proceduretype: verschijnt onder de lijst zodra u een activiteit heeft gekozen, met alleen de typen die voor deze activiteit bij dit bevoegd gezag bestaan. De gebruikelijke keuze staat al aan; de zin eronder zegt welke dat is. Is er maar één type, dan staat dat vast. Bij sommige activiteiten hoeft u geen type te kiezen.

Klik op Volgende. De knop is pas beschikbaar als alle drie de keuzes gemaakt zijn.

Stap 2: hoe en wanneer

• Naam in dit project: laat dit leeg om de naam van de activiteit te gebruiken, of geef de procedure een eigen naam. Dat is handig als dezelfde procedure vaker voorkomt in één project.
• Fases: elke fase heeft een schakelaar. De fases die voor deze activiteit, dit bevoegd gezag en dit type bestaan staan aan; zet uit wat u niet nodig heeft. Een fase zonder taken staat grijs met de tekst geen taken bij dit bevoegd gezag en kunt u niet aanzetten. Zet u alles uit, dan staat er Kies minstens één fase.
• Verankeren op en Datum: het moment waarop Procedura de planning vastzet, bijvoorbeeld Start voortraject, Indienen aanvraag of Onherroepelijk besluit, en de datum van dat moment. U kunt alleen momenten kiezen uit de fases die aanstaan. Procedura rekent de rest van de planning vooruit en terug vanaf die datum. De strook eronder laat de fases in hun kleuren zien, het gekozen moment en wanneer de procedure dan ongeveer begint en eindigt, met de looptijd in weken; de echte planning volgt na het opslaan.
• Kleur in de planning: standaard krijgt de procedure de Kleuren van de organisatie. Kies een van de voorgestelde kleuren of een Eigen kleur als u meerdere procedures in de planning uit elkaar wilt houden; de fases krijgen tinten van die kleur en de strook erboven kleurt mee.

Heeft een activiteit geen fases, dan kiest u bij Verankeren op of de datum de Aanvang eerste taak of de Afronding laatste taak is.

Wilt u toch een andere activiteit, klik dan linksonder op Andere activiteit; uw keuze in stap 1 blijft staan.

Afronden

Klik op Procedure toevoegen. De knop is pas beschikbaar als een fase, een moment en een datum gekozen zijn. U ziet De procedure is toegevoegd aan het project en blijft op de projectpagina: de procedure staat in de sectie Procedures en de taken staan in de planning en bij Taken. De procedure krijgt de omschrijving en de wettelijke basis van de activiteit mee; die past u later aan. Zie Een procedure bewerken.

Met Annuleren of de Escape-toets sluit u de dialoog zonder iets op te slaan.

Daarna

• Controleer de planning en pas waar nodig taken aan. Zie De planning (Gantt) en Taken bijwerken.
• Een concept-project start u daarna, zodat de meldingen gaan lopen. Zie De status van een project.
• Controleer termijnen die ertoe doen altijd zelf bij de bron. Een activiteit is een vertrekpunt, geen garantie.