Wat is een procedure
Een procedure is één vergunning of proces binnen een project, bijvoorbeeld een omgevingsvergunning bij een gemeente of een watervergunning bij een waterschap. Procedura bouwt uit elke procedure de taken van de planning op, met hun doorlooptijden en afhankelijkheden.
Activiteit, type en bevoegd gezag
Een procedure is de combinatie van drie keuzes:
- De Activiteit: wat u aanvraagt of meldt. Een activiteit is een sjabloon met taken, zoals Omgevingsvergunning bouwen of Melding Besluit activiteiten leefomgeving.
- Het Proceduretype: hoe zwaar de procedure is. Procedura kent Regulier, Uitgebreid, Melding, Maatwerk en Informatieplicht. Een reguliere omgevingsvergunning kent bijvoorbeeld een beslistermijn van acht weken, een uitgebreide een ontwerpbesluit en een terinzagelegging. Niet elk type bestaat voor elke activiteit.
- Het Bevoegd gezag: de overheid die beslist, zoals een gemeente, provincie, waterschap of het Rijk. Per bevoegd gezag kunnen de taken en termijnen afwijken; Procedura houdt die varianten bij. Weet u het bevoegd gezag nog niet, dan kiest u Nog niet bekend of niet van toepassing en gebruikt Procedura de standaardplanning, in de procedurelijst aangeduid als Standaard.
Dezelfde activiteit kan in één project vaker voorkomen, bijvoorbeeld bij twee bevoegde gezagen. Geef elke procedure dan een eigen naam.
De vier fases
Elke activiteit verdeelt haar taken over maximaal vier fases, die na elkaar lopen:
- Adviseurstraject: uw eigen voorbereiding voordat u met het bevoegd gezag om tafel gaat, zoals onderzoeken en het dossier.
- Voortraject: de voorbereiding met het bevoegd gezag, zoals vooroverleg en de conceptaanvraag.
- Formeeltraject: van het indienen van de aanvraag tot en met het besluit, inclusief de wettelijke beslistermijnen.
- Bezwaartraject: de periode van bezwaar en beroep, tot het besluit onherroepelijk is.
Bij het toevoegen van een procedure kiest u welke fases u meeneemt. Een fase die bij dit bevoegd gezag en dit type geen taken heeft, kunt u niet aanzetten. De planning rekent vanaf één moment, bijvoorbeeld Indienen aanvraag, vooruit en terug. Zie Een procedure toevoegen.
Activiteiten van Procedura en van uw organisatie
De lijst met activiteiten bevat twee soorten:
- Activiteiten die Procedura beheert en afstemt met bevoegde gezagen. Deze zijn voor alle organisaties beschikbaar en vormen de basis van uw planning.
- Eigen activiteiten van uw organisatie, in de lijst herkenbaar aan het woord eigen. Daarmee legt u uw eigen vaste stappen vast, zoals een interne projectstart. Een eigen activiteit kan zonder bevoegd gezag werken; de lijst zegt dan Zonder bevoegd gezag.
Een activiteit is een vertrekpunt, geen garantie. Controleer termijnen die ertoe doen altijd zelf bij de bron.
De procedure in de planning
Elke procedure staat in de planning als een hoofdgroep met de naam van de procedure. Daaronder staat per gekozen fase een groep met de taken van die fase. De groepen vouwen in en uit; de nummering van de taken volgt de volgorde in de planning. Dezelfde nummers ziet u in de procedurelijst en bij het koppelen van een document aan een taak. De taken van een procedure kunt u daarna gewoon bewerken, verschuiven en aanvullen; zie De planning (Gantt).
Een taak die bij geen enkele procedure hoort, zoals een startoverleg, voegt u toe als losse taak. Die staat op zichzelf in de planning.
De sectie Procedures
Op de projectpagina toont de sectie Procedures elke procedure als rij: het nummer uit de planning, de naam, het bevoegd gezag, het type en, zolang er open taken zijn, de fase waarin de procedure zit, bijvoorbeeld fase 2 van 3. Een klein balkje per fase laat zien hoeveel taken van die fase af zijn. Het label rechts is de huidige fase, Afgerond als alle taken klaar zijn, of Gepland voor een procedure die nog wordt opgebouwd.
Klik op een rij om de details te zien: de naam, de omschrijving, de wettelijke basis, Procedure Type, Bevoegd Gezag, Positie, DSO nummer, Interne referentie, Externe referentie, Aanvang eerste taak en Afronding laatste taak. Met Bewerken past u deze gegevens aan. Zie Een procedure bewerken.
