Automatisch plannen
De autoplanner zet alle taken op de plek die hun relaties en beperkingen voorschrijven. U ziet eerst een voorstel, met de verschillen en de conflicten, en kiest dan of u het opslaat.
Waar u het doet
In de kop van de kaart Planning op de projectpagina staat de knop Autoplannen. Links ervan staat een label dat na elke wijziging opnieuw wordt bepaald:
- Planning sluitend: alle taken staan waar hun relaties en beperkingen ze willen hebben.
- "3 taken staan niet meer in lijn", eventueel gevolgd door "· 1 conflict": zoveel taken zou de autoplanner verschuiven. Hetzelfde aantal staat als teller op de knop.
Een procedure die u toevoegt staat al in lijn. Het label verandert zodra u een taak versleept, een relatie legt of een beperking zet.
Wat de autoplanner doet
- Hij zet elke taak zo vroeg mogelijk, zonder een relatie te breken. Een relatie van het soort Einde → start met twee dagen Vertraging laat de volgende taak dus twee dagen na de vorige beginnen. Zie Relaties tussen taken.
- Een beperking op een taak gaat voor. Staat op een taak Start niet eerder dan een datum, dan begint ze niet eerder, ook niet als een relatie dat zou toelaten.
- Kan hij niet aan een beperking en een relatie tegelijk voldoen, dan houdt hij de beperking aan en meldt een conflict.
- Een taak waarbij Meenemen in autoplanning uit staat, blijft staan waar ze staat. Een samenvatting volgt de taken eronder.
- Start een taak in het weekend of eindigt ze op zaterdag, dan doet hij wat het veld Weekend van het project zegt; zie hieronder.
Het weekend
Een looptijd telt in kalenderdagen. Een taak van een week die op maandag begint, eindigt op zondag en is op maandag klaar; een einde op zondag telt daarom niet als een einde in het weekend. Begint een project op dinsdag, dan eindigt een taak van vijf dagen op zaterdag, en een taak die na een vrijdag begint, start op zaterdag: dat is wel in het weekend. Het veld Weekend op het project (bij Nieuw project en Projectgegevens) zegt wat de autoplanner daarmee doet:
- In het weekend plannen: niets, de taak mag in het weekend starten of op zaterdag eindigen. Dit is de gewone stand.
- Vóór het weekend: de taak gaat naar voren, zodat ze op vrijdag start of eindigt.
- Ná het weekend: de taak gaat naar achteren: een start naar maandag, een einde op zaterdag naar zondag, zodat ze op maandag klaar is.
De looptijd blijft gelijk: de taak schuift als geheel naar de dichtstbijzijnde plek aan die kant waar de start op een werkdag valt en het einde niet op zaterdag. Een milestone of overleg ligt op één dag en verhuist naar de vrijdag of de maandag. Een beperking gaat voor: een taak met Moet starten op een zaterdag blijft op die zaterdag.
Per taak kunt u afwijken: in het taakvenster bij Automatisch plannen staat onder Weekend de keuze Volgt project, In het weekend, Vóór het weekend of Ná het weekend; zie Een taak bijwerken. Ook in een activiteit kunt u de keuze per taak vastleggen; ze gaat mee naar het project.
Kan de taak niet naar de gewenste kant, dan hangt het van het moment af. Een start in het weekend, bijvoorbeeld omdat de vorige taak op vrijdag eindigt, schuift zonder meer naar de maandag erna. Een einde op zaterdag dat niet naar de gewenste kant kan, bijvoorbeeld omdat de taak dan vóór de projectstart zou moeten beginnen, is een conflict: de taak blijft staan en u kiest in het voorstel wat er gebeurt. Bij een andere stand op het project ziet u meteen hoeveel taken niet meer in lijn staan; de planning verandert pas als u Autoplannen toepast.
Het voorstel beoordelen
Klik op Autoplannen. De planning opent in volledig scherm met het voorstel. Bovenaan staat Voorstel van de autoplanner met de kop, bijvoorbeeld "2 taken verschuiven, 1 conflict", of Alles staat al goed als er niets te verschuiven valt. Daarnaast staan drie cijfers: Verschoven, Conflicten en Einddatum, met daaronder wat de einddatum was.
Met Huidig, Voorstel en Verschil kiest u wat de tijdlijn toont. In Verschil ziet u beide: een gestippelde omtrek op de huidige plek, de balk op de voorgestelde plek en een groen label met de verschuiving in dagen. In de kolommen Start en Eind staat dan "+3 d · was 12 okt".
Zolang het voorstel open staat, kunt u in de planning niets verslepen. Vandaag en de schaal werken wel; Weergave, Delen en Print zijn even weg. De plannings-beperkingen ziet u tijdens de beoordeling altijd, ook als u ze in Weergave uit hebt staan: de rode vlakken en de rode relaties met vertraging verklaren het voorstel. Escape verwerpt het voorstel; staat er een taakvenster open, dan sluit Escape eerst dat venster.
De lijst Wijzigingen
Rechts staat de lijst Wijzigingen.
Onder Conflicten staat elke taak waarvoor niet alles kon. Een label zegt wat er botst: Beperkingen botsen, Relaties botsen, Cirkelrelatie of bijvoorbeeld "Start niet later dan botst met relatie". Daaronder staat het in één zin: tot wanneer de taak uiterlijk mag staan en vanaf wanneer ze pas kan. In de planning krijgt de taak een rood vlak voor het onmogelijke venster, met het label "uiterlijk" en de datum, en in de lijst het label Conflict.
Een conflict met het weekend heeft het label Eindigt op zaterdag. De zin eronder zegt wanneer de taak uiterlijk had moeten beginnen om vóór (of pas kon beginnen om ná) het weekend te vallen, en wat in de weg stond.
Klik op een conflict. De betrokken taken lichten rood op, de botsende relatie ook, en onder Oplossingen staan de mogelijkheden:
- "Beperking verschuiven naar" een datum: de beperking volgt de relatie.
- Een voorganger inkorten tot een kortere duur, zodat de taak nog voor de uiterste datum past.
- Beperking verwijderen: de taak schuift vrij mee met de relatie.
- Taak uitsluiten van autoplanning: de taak blijft staan.
- Bij een cirkel: de relatie verwijderen die de cirkel sluit.
- Bij een weekendconflict: "Inkorten tot" een dag korter, zodat de taak op vrijdag eindigt; "Ná het weekend plannen" (of "Vóór het weekend plannen") voor alleen deze taak; of In het weekend laten. Daarnaast de gewone keuzes voor de beperking of relatie die in de weg stond.
Kies een oplossing. Het voorstel wordt direct opnieuw berekend; bovenaan staat dan "incl. 1 aanpassing die u hier koos". U kunt een conflict ook laten staan en later oplossen. Met Taak openen opent u de taak zelf.
Onder Verschoven staat elke taak die verschuift, met de oude datum doorgestreept, de nieuwe datum en het aantal dagen. Klik op een regel om de taak in de planning op te zoeken. Bij meer dan zes taken ziet u Toon alle 8 verschoven taken en daarna Minder tonen.
Opslaan of verwerpen
- Verwerpen laat alles zoals het was.
- Planning opslaan schrijft alleen de verschoven taken en de oplossingen die u koos. De knop werkt alleen als er iets te verschuiven of toe te passen is.
Na het opslaan verschijnt onderaan kort een bericht, bijvoorbeeld "Planning opgeslagen · 2 taken verschoven, einddatum 3 feb 2027", met de knop Ongedaan maken. Die zet de taken en relaties terug zoals ze waren; u ziet dan Planning teruggezet. Het bericht verdwijnt na tien seconden; daarna kunt u niet meer ongedaan maken. Was de planning in volledig scherm geopend voor de beoordeling, dan sluit het na opslaan of verwerpen weer.
Per taak instellen
Open een taak en klik op Alle details. In de groep Automatisch plannen staan:
- De schakelaar Meenemen in autoplanning. Uit betekent: de taak blijft staan waar ze staat. De autoplanner laat ook haar relaties naar andere taken dan met rust.
- Beperking: Zo snel mogelijk (de standaard), Zo laat mogelijk, Start niet eerder dan, Start niet later dan, Eindig niet eerder dan, Eindig niet later dan, Moet starten op of Moet eindigen op. Bij de laatste zes kiest u ernaast de datum.
Een beperking anders dan Zo snel mogelijk ziet u ook in het compacte taakvenster, als een kaart met Bewerken. In de planning toont Toon plannings-beperkingen de vlakken waar de taak niet mag staan en tekent een relatie met vertraging rood, met de vertraging boven het pijltje, bijvoorbeeld "+2 d"; de kolommen Beperking en Beperkingsdatum tonen de beperking afgekort. Zie Een taak bijwerken.
