Uw eerste project
Een project is de plek waar u alle procedures, taken en documenten voor één opdracht bijhoudt. In dit onderwerp maakt u een project aan, voegt u een eerste procedure toe en start u het project, zodat de meldingen gaan lopen.
Het welkomstscherm
Kies in de zijbalk Projecten. Heeft uw organisatie nog geen projecten, dan ziet u het welkomstscherm Welkom bij Procedura! met drie stappen: Maak een project aan voor uw opdrachtgever, Kies de procedures en het bevoegd gezag en Deel de planning live met wie meekijkt. Klik op Eerste project starten. De knop Documentatie ernaast opent de pagina Ondersteuning met deze handleiding.
Heeft u al projecten, dan klikt u rechtsboven op Project toevoegen.
De gegevens invullen
Het venster Nieuw project opent. Vul de Naam in; dat veld is verplicht en de titel van het venster neemt de naam over.
- Klant: kies de opdrachtgever met Kies een klant. Staat de klant er nog niet in, klik dan op Beheer klanten; de pagina Klanten opent in een nieuw tabblad. Zie Klanten.
- Projectleider: de adviseur die het project leidt. Zonder keuze staat er Niet toegewezen.
- Documenten: Word- en PDF-bestanden, bijvoorbeeld een projectoverzicht of een presentatie. Sleep ze in het vak Sleep bestanden hierheen of klik op kies bestanden. Elk bestand staat daarna als regel in de lijst, met zijn grootte; met het kruisje haalt u het weer weg. Een bestand van een ander type wordt overgeslagen; het venster zegt dat dan. Deze documenten krijgen de tag Start.
Met de schakelaar Omschrijving laten opstellen bepaalt u wie de projectomschrijving schrijft:
- Staat hij aan, dan schrijft Procedura AI na het opslaan een omschrijving op basis van de documenten. In het veld Extra notitie geeft u mee wat Procedura AI nog moet weten, zoals een bijbehorende e-mail. Zonder documenten blijft de omschrijving leeg; het venster waarschuwt daarvoor met Voeg eerst een document toe; anders blijft de omschrijving leeg.
- Zet u hem uit, dan verschijnt het veld Omschrijving en schrijft u de tekst zelf.
Klik op Project aanmaken, of op Annuleren om het venster te sluiten zonder op te slaan.
Wat er daarna gebeurt
U komt direct op de projectpagina. Een kaart Nieuw project toont de voortgang: Project wordt aangemaakt…, daarna per document Document 1 van 2 wordt toegevoegd… en tot slot Project wordt geopend…. De kaart verdwijnt vanzelf. Gaat er iets mis, dan staat er Het aanmaken is niet gelukt met de knop Naar projecten; wat al is opgeslagen, blijft staan.
Het nieuwe project heeft de status Concept. Bovenaan staat Dit project is nog niet gestart: meldingen en delen zijn nog uit.
Een eerste procedure toevoegen
Een nieuw project is nog leeg. De kaart Planning zegt Nog geen planning en biedt twee knoppen: Eerste procedure toevoegen, de gebruikelijke weg, en Losse taak toevoegen voor een taak die bij geen procedure hoort, zoals een startoverleg. Ook de kaart Procedures zegt Nog geen procedures en heeft de knop Eerste procedure toevoegen; in de kop van die kaart staat altijd Procedure toevoegen.
U kiest het bevoegd gezag, de activiteit, het proceduretype en de fases, en Procedura bouwt de planning op. Hoe dat stap voor stap gaat, leest u in Een procedure toevoegen.
Het project starten
Zolang het project een concept is, staat bovenaan Dit project is nog niet gestart. Klik op Start het project. U kunt ook op de status Concept klikken en Project starten kiezen. Dat kan pas als het project een procedure heeft; anders staat er Voeg eerst een procedure toe.
Na het starten krijgt het project de status Lopend en ziet u kort Project gestart. Vanaf dat moment:
- komen de taken van het project in de meldingen van uw organisatie;
- onthoudt Procedura de geplande einddatum, zodat u later ziet of het project voor of achter loopt op de oorspronkelijke planning;
- kunt u de planning delen met uw klant.
Voeg dus eerst uw procedures toe en start het project daarna.
