De planning delen
U deelt de planning van een project met een opdrachtgever, gemeente of andere partij via een deellink. Wie de link heeft, ziet de planning live, zonder in te loggen en zonder account. Een project kan meerdere deellinks hebben, elk met een eigen naam, een eigen keuze van wat de ontvanger ziet en een teller van hoe vaak hij is bekeken. Zet u een link uit, dan werkt die link niet meer.
Waar u het doet
Open het project. Rechtsboven in de kop van de projectpagina staat de knop Delen. Dezelfde knop staat als rond icoon in de kop van de kaart Planning. Het venster Nieuwe deellink opent met de uitleg Iedereen met de link ziet de planning live, zonder in te loggen. Zet delen uit en de link stopt. Een nieuwe link vraagt alleen een naam en wat de ontvanger ziet; de link zelf bestaat zodra u opslaat. Onderin zegt het venster Alle deellinks staan op het tabblad Communicatie., en als het project er al heeft, hoeveel.
Alle deellinks van het project staan op het tabblad Communicatie van de projectpagina, in de sectie Deellinks. Daar maakt u er ook een met Deellink toevoegen.
Een deellink instellen
- Naam: alleen voor uzelf, bijvoorbeeld de partij die de link krijgt. De ontvanger ziet de naam niet. Laat u het veld bij een nieuwe link leeg, dan krijgt hij de naam die het veld al toont: "Gedeelde planning" met de datum en tijd van dat moment.
- Delen toestaan (alleen bij een bestaande link): staat aan. Eronder staat De link blijft gelijk zolang delen aan staat. Zet u hem uit, dan staat er Zet delen aan en de link werkt.
- Unieke link (alleen bij een bestaande link): het webadres van de gedeelde planning. Klik op Kopiëren; u ziet de melding Link gekopieerd. Met Openen bekijkt u de gedeelde pagina zelf in een nieuw tabblad, precies zoals de ontvanger hem ziet. Staat delen uit, dan is Kopiëren grijs en ontbreekt Openen.
- Zichtbaar voor de ontvanger: staat op Alles zichtbaar. Kies Selecteren en de planning verschijnt als lijst, met dezelfde nummers en volgorde als in uw planning: de bovenste regels (meestal de procedures) en de regels direct eronder (meestal de fases), elk met een schakelaar. Zet een regel uit en alles eronder blijft buiten beeld. Klik onder een regel op het aantal taken, bijvoorbeeld 12 taken, om ook de taken daaronder stuk voor stuk uit en aan te zetten; met Taken inklappen vouwt u ze weer dicht. Een groep die geen zichtbare taken meer heeft, verdwijnt vanzelf. Zet u de keuze terug op Alles zichtbaar, dan vervalt de selectie bij het opslaan. Heeft het project nog geen taken, dan staat er na Selecteren alleen Dit project heeft nog geen taken; de link toont de planning zodra die er is.
Klik op Opslaan. Bij een nieuwe link verandert het venster in Deellink opgeslagen, met de Unieke link erin: klik op Kopiëren om hem meteen door te geven, of op Openen om hem zelf te bekijken. Met Sluiten sluit u het venster; de link staat daarna ook in de sectie Deellinks op het tabblad Communicatie. Bij een bestaande link sluit het venster na het opslaan. Met Annuleren, het kruisje of Escape sluit u het venster zonder wijzigingen.
Iedereen die de link heeft, kan de planning zien, ook als hij de link van iemand anders heeft gekregen. Deel de link alleen met wie hem nodig heeft. Zie ook artikel 7 van de algemene voorwaarden.
Het overzicht van deellinks
Op het tabblad Communicatie staat onder de opmerkingen de sectie Deellinks, met de uitleg Elke link toont wat u hier kiest. Kopieer hem en geef hem aan wie de planning mag zien. Elke regel toont de naam van de link en eronder wat hij toont en hoe vaak hij is bekeken, bijvoorbeeld "Alles zichtbaar · 14 keer bekeken, laatst 21 okt" of "1 van 2 procedures · 1 fase verborgen · nog niet bekeken". Een link die uit staat, zegt Uit en heeft geen knoppen. Bij een link die aan staat, staan rechts Kopiëren en Openen; klik op de regel om de link te bewerken.
Procedura telt elke keer dat de gedeelde pagina wordt geopend of de PDF wordt gedownload. Wie de pagina bekeek, wordt niet vastgelegd: alleen het aantal en het moment.
Zonder deellinks staat er Nog geen deellinks. Maak er een met Delen in de kop, of hier met Deellink toevoegen.
Wat de ontvanger ziet
De gedeelde pagina draagt uw huisstijl: uw logo, de naam van uw organisatie en uw kleuren uit Instellingen, met rechts Planning gedeeld via het woordmerk van Procedura. Daaronder staan de projectnaam, de klant, de projectstatus en de projectomschrijving; een lange omschrijving klapt de ontvanger open met Meer lezen.
Dan volgen vier kerncijfers: Gestart, Verwachte afronding, Volgende mijlpaal en Huidige fase, elk met een toelichting zoals over hoeveel weken of dagen het zover is. Daaronder staat de kaart Fases: per fase een balk op de tijdlijn, met de lijn vandaag en bij elke fase de periode; een afgeronde fase is gedempt en afgevinkt, de lopende fase heeft het label nu. Ernaast staat Komende 30 dagen: de eerstvolgende vijf taken en mijlpalen, met Loopt nu of over hoeveel dagen ze starten. Zijn er geen, dan staat er Geen taken gepland in de komende 30 dagen.
Onderaan staat de Volledige planning: dezelfde planning als op uw projectpagina, in leesstand, beperkt tot wat de deellink toont. De ontvanger klapt fases en groepen open en dicht, wisselt tussen Dag, Week en Maand, springt naar Vandaag en kan de planning op Volledig scherm zetten. Onder Weergave opties kiest hij zelf welke kolommen, lijnen en taaknamen hij ziet; dat verandert alleen zijn eigen weergave. Hij kan niets wijzigen.
Wie aan een taak werkt, ziet de ontvanger niet: adviseurs, leveranciers, opmerkingen en documenten blijven binnen uw organisatie. Een relatie naar een taak die de link niet toont, wordt niet getekend. Elke wijziging in de planning is direct zichtbaar op de gedeelde pagina.
Ook als bestand
Wilt u de planning ook als bestand meegeven, dan maakt u zelf een PDF via de printpagina; zie Afdrukken en PDF. De ontvanger kan vanaf de gedeelde pagina ook zelf een PDF maken; die bevat alleen wat de link toont.
Een deellink uitzetten of verwijderen
Klik in de sectie Deellinks op de regel van de link en zet Delen toestaan uit. De link werkt dan direct niet meer; wie hem opent, ziet Deze pagina kon niet gevonden worden. De andere deellinks van het project blijven werken. Zet u de link later weer aan, dan werkt hetzelfde webadres weer.
Wilt u een link kwijt, open hem dan en klik links onderin op Verwijderen. Procedura vraagt Deellink verwijderen? en legt uit: Wie de link heeft, ziet de planning daarna niet meer. Klik nogmaals op Verwijderen, of op Terug.
Deelde u een planning al vóór de komst van deellinks, dan staat die link gewoon in de lijst als Planning, met hetzelfde webadres; wie hem heeft, hoeft niets te doen.
