Ontvangt uw organisatie e-mail in Procedura, dan leest Procedura AI elk bericht mee en beoordeelt het: wat staat erin, is de afzender te vertrouwen en moet u iets doen. Op de pagina Communicatie bekijkt u die e-mails en het oordeel. Daarnaast kan Procedura AI in een gesprek een e-mail voor u opstellen, die u controleert en verstuurt.
Waar u het doet
De pagina Communicatie staat nog niet in de zijbalk. U bereikt hem alleen via het webadres: open uw console en vervang in de adresbalk het deel achter de naam van uw organisatie door communicatie. De pagina heeft twee tabbladen: E-mail en Adresboek. Het adresboek toont alle contactpersonen van uw klanten en leveranciers in één tabel; zie Contactpersonen.
E-mails die om een actie vragen ziet u ook in het paneel Meldingen, in de kaart E-mails met actie. Die kaart toont het onderwerp en de afzender; klikken op een regel opent de e-mail niet.
De lijst
Elke regel toont de afzender, het onderwerp met de eerste regel van de inhoud, de datum van ontvangst en een stip. De nieuwste e-mail staat bovenaan; u sorteert op datum of op de stip door op de kolomkop te klikken. De stip is de inschatting van Procedura AI of de e-mail een actie van u vraagt:
- rood: zeer waarschijnlijk, of het bericht kon niet worden verwerkt;
- geel: waarschijnlijk;
- groen: misschien;
- grijs: geen actie nodig.
Klik op een regel om de e-mail te openen.
Een e-mail lezen
Bovenaan staat het onderwerp, daaronder de gegevens: Van, Aan, Ontvangen op en, als die er zijn, CC en BCC. Kon het bericht niet worden verwerkt, dan staat de reden bij Foutmelding. Dan volgt het oordeel van Procedura AI:
- Betrouwbaar: Lijkt betrouwbaar of Lijkt niet betrouwbaar. Wees voorzichtig met een e-mail die niet betrouwbaar lijkt, bijvoorbeeld omdat de afzender zich voordoet als een gemeente.
- Samenvatting: de inhoud in een paar zinnen.
- Oordeel: wat Procedura AI denkt dat u moet doen.
- Actie waarschijnlijkheid: de kans, in procenten, dat het bericht een actie vraagt. Boven de 50% komt de e-mail in E-mails met actie in het paneel Meldingen, tot hij is afgehandeld.
Onder een lijn staat de e-mail zelf, zoals hij is ontvangen.
Een e-mail als gelezen of afgehandeld markeren, of hem aan een project of taak koppelen, kan op deze pagina nog niet. Het oordeel is een hulpmiddel; wat u met de e-mail doet, beslist u zelf.
Een e-mail laten opstellen
Vraagt u Procedura AI in het gesprek op een projectpagina om een e-mail te schrijven, bijvoorbeeld een antwoord aan de ecoloog over de natuurtoets, dan verschijnt in het antwoord de kaart Concept e-mail met Aan, CC, Onderwerp en de tekst. Procedura verstuurt niets uit zichzelf.
- Klik op Wijzig en verstuur e-mail. Het venster E-mail controleren en versturen opent.
- Controleer en pas aan: Aan (verplicht; Meerdere adressen scheiden met een komma.), CC, Afzender, Onderwerp en Bericht. Uw eigen e-mailadres staat altijd bij CC, zodat u een kopie ontvangt.
- Klik op Verstuur, of op Annuleren om niets te doen.
Na het versturen staat bij de kaart E-mail verzonden. Lukt het niet, dan ziet u Versturen mislukt, probeer het opnieuw. De e-mail gaat uit via de mailserver van Procedura. Zie ook artikel 7 van de algemene voorwaarden.
