Documenten
Bij een project bewaart u de besluiten, brieven, tekeningen en rapporten die erbij horen. Een document is één bestand, gekoppeld aan de taak waar het bij hoort. Procedura leest elk document mee en maakt er een samenvatting van, zodat u er later vragen over kunt stellen.
Waar u het doet
Open het project. Rechts op de projectpagina staat de kaart Documenten, met in de kop het aantal documenten en de knop Bestanden kiezen. Onder de kop staat het vak Sleep bestanden hierheen.
Bestanden toevoegen
Sleep een of meer bestanden vanaf uw computer op de kaart. De kaart licht groen op en het vak meldt Laat los om 2 bestanden toe te voegen. Laat los en de bestanden worden toegevoegd. Liever kiezen? Klik op Bestanden kiezen of op de link kies bestanden in het vak; u kunt meerdere bestanden tegelijk kiezen.
Elk bestand wordt één document. De titel is de bestandsnaam zonder extensie; die past u daarna aan. Alle bestandstypen zijn welkom, tot 50 MB per bestand. Een groter bestand wordt overgeslagen, met de melding 1 bestand is overgeslagen: groter dan 50 MB.
Een nieuw document doorloopt drie stappen in de lijst:
- Uploaden… met een voortgangsbalk en de grootte tot nu toe.
- Procedura leest mee… zodra het bestand binnen is en Procedura de samenvatting maakt.
- Daarna de gewone regel: de titel, de taak waar het document bij hoort en de datum.
Mislukt het uploaden, dan staat er Uploaden mislukt. Probeer het opnieuw. Met het kruisje achter de regel haalt u hem weg en probeert u het opnieuw. Zolang er nog geen document is, toont de kaart Nog geen documenten.
De lijst
De nieuwste documenten staan bovenaan: op de datum van het stuk zelf als Procedura die uit het document heeft gehaald, anders op de datum van toevoegen. Onder de titel staat Hoort bij met de naam van de taak, de procedure en de datum. Een document zonder taak staat er als Nog niet gekoppeld.
Heeft een project meer dan acht documenten, dan toont de kaart er eerst acht. Met Toon alle 12 klapt u de lijst open en met Toon minder weer dicht. Boven de lijst verschijnt dan ook het filter Procedure: kies een of meer procedures om alleen hun documenten te zien.
Het documentvenster
Klik op een regel. Het venster toont bovenaan het project en de procedure, daaronder:
- Titel: de naam waaronder het document in de lijst staat. Verplicht.
- Bestand: de bestandsnaam, de grootte en wie het wanneer heeft toegevoegd. Met Download opent u het bestand in een nieuw tabblad. Met Vervangen kiest u een nieuw bestand onder dezelfde titel; tijdens het uploaden staat er Vervangen… en daarna leest Procedura het nieuwe bestand opnieuw. Ook hier geldt 50 MB.
- Hoort bij: de taak waar het document bij hoort, genummerd en gesorteerd zoals in de planning. Onder het veld ziet u de fase en de geplande start van die taak. De procedure en de fase van het document volgen uit de taak. Kies Geen taak om de koppeling weg te halen.
- Procedura heeft meegelezen: de samenvatting. Klik op Toon om hem te lezen en op Verberg om hem weer in te klappen. Zolang Procedura nog bezig is, staat hier Procedura leest mee….
- Chat met dit document: opent het venster van Procedura AI met dit document erbij, zodat u er vragen over stelt. Het documentvenster sluit daarbij.
Klik op Opslaan om de titel en de koppeling te bewaren, of op Annuleren.
De datum van het document kunt u niet zelf invullen. Procedura neemt de datum die in het stuk staat; vindt hij geen datum, dan geldt de datum van toevoegen.
Een document verwijderen
Klik linksonder in het venster op Verwijderen. Onderin verschijnt de vraag Document verwijderen? met de uitleg dat het bestand en de samenvatting uit het project verdwijnen. Klik op Verwijderen om het te doen, of op Terug. Verwijderen kunt u niet ongedaan maken.
Documenten bij een taak
Open een taak en klik op Alle details. Rechtsonder in het venster staat de groep Documenten, met het aantal documenten dat bij deze taak hoort. Een bestand dat u hier sleept of via kies bestanden toevoegt, wordt meteen aan deze taak en haar procedure gekoppeld; u hoeft Hoort bij dan niet meer in te vullen.
Klik op een document in de groep om het te openen. Het taakvenster sluit dan; wat u daarin nog niet had opgeslagen, vervalt.
