Contactpersonen
Bij elke klant en leverancier legt u vast met wie u te maken heeft: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Zo heeft iedereen in uw organisatie dezelfde gegevens bij de hand.
Waar u het doet
Open een klant of leverancier. De kaart Contactpersonen toont iedereen die u bij die partij heeft vastgelegd, op alfabet, met in de kop het aantal en de hint Klik op een contactpersoon om de gegevens te wijzigen. Bij elke contactpersoon staan rechts twee knoppen: E-mail sturen opent uw e-mailprogramma, Bellen start een gesprek als uw apparaat dat kan. De knoppen staan er alleen als het e-mailadres of telefoonnummer is ingevuld.
Zijn er nog geen contactpersonen, dan staat er Nog geen contactpersonen met de knop Contactpersoon toevoegen.
Een contactpersoon toevoegen
- Klik in de kaart op Contactpersoon toevoegen.
- Vul in het venster Nieuwe contactpersoon de gegevens in. Naam, Functie en E-mail zijn verplicht; Telefoonnummer, Straatnaam + huisnummer, Postcode en Notities zijn optioneel. Een e-mailadres dat niet klopt, geeft de melding Vul een geldig e-mailadres in.
- Klik op Opslaan, of druk op Enter.
Bovenaan het venster staat de naam van de klant of leverancier, zodat u ziet waar u de contactpersoon toevoegt. Terwijl u typt, wordt de naam de titel van het venster.
Gegevens wijzigen
Klik op de naam van een contactpersoon. Hetzelfde venster opent met de huidige gegevens. Pas aan wat nodig is en klik op Opslaan, of sluit het venster met Annuleren of Escape om niets te veranderen.
Een contactpersoon hoort bij één klant of leverancier. Werkt iemand voor twee partijen, leg hem dan bij beide vast. Verhuizen naar een andere partij kan niet.
Een contactpersoon verwijderen
Open de contactpersoon en klik linksonder op Verwijderen. Onderin het venster verschijnt een rode kaart: Contactpersoon verwijderen? Klik op Verwijderen om te bevestigen, of op Terug om het niet te doen. Verwijderen kunt u niet ongedaan maken.
Alle contactpersonen bij elkaar
Op de pagina Communicatie staat het tabblad Adresboek, met alle contactpersonen van al uw klanten en leveranciers in één tabel: Naam, Functie, E-mail en Telefoonnummer. U zoekt er op naam en opent een contactpersoon door op de regel te klikken. Hoe u die pagina bereikt, leest u in E-mail.
Leg alleen vast wat u voor het werk nodig heeft. Persoonsgegevens van contactpersonen vallen onder de verwerkersovereenkomst in artikel 12 van de algemene voorwaarden.
